KOMUNIKASI BISNIS UMAR FAROUQ V

BAB 5

KOMUNIKASI TERTULIS

1.1   Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis

a.       Completeness (Kelengkapan)

·         Informasi pesan dapat menjawab semua pertanyaan.

·         Berikan informasi tambahan.

·         Seyogyanya mencakup 5 W dan 1 H.

b.      Consiness (Kepadatan isi pesan), pesan yang disampaikan harus singkat, padat dan jelas. Kata ,frasa dan kalimat harus bernas, informatif, dan komunikatif, teliti dan tidak multi tafsir.

c.       Consideration (Pertimbangan), sebelum melakukan komunikasi tertulis harus benar-benar mempertimbangkan pesan apa yang kita sampaikan.

d.      Concreteness (Kenyataan), pesan harus spesifik, jelas dan mengandung kepastian.

e.       Clarity (Kejelasan), harus jelas dan mudah dipahami pembaca.

·         Memilih kata ayang pendek dan biasa digunakan.

·         Menyusun kalimat secara beraturan.

·         Kesopanan

f.       Courtesy (Kesopanan), pesan yang disampaikan tidak menyinggung atau melukai hati orang yang membaca.

g.      Correctness (Kebenaran), pesan yang disampaikan berdasarkan dan data yang bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya.

1.2   Surat Bisnis

Surat bisnis atau surat niaga merupakan jenis surat yang biasa digunakan dalam suatu organisasi bisnis seperti perusahan dengan tujuan untuk mencari keuntungan.

1.      Surat Perkenalan, biasanya berisi tentang profil perusahan yang baru didirikan kepada publik.

2.      Surat Permintaan Penawaran/Permintaan Daftar Harga, biasanya yang ditanyakan adalah harga,

3.       kualaitas, layanan purna jual dan lain sebagainya.

4.      Surat Penawaran, harus menggunakan bahasa yang persuasif dan menarik.

5.      Surat Pesanan, sebelum menulis surat pesanan, sebaiknya pertimbangkan apakah anggaran yang tersedia diperusahan tercukupi.

6.      Faktur dan Rekening, harus dibuat atas nama pembeli dan keterangan harus sesuai.

7.      Surat Pengantar Barang dan Daftar Rincian Barang, yang berfungsi sebagai tanda terima penyerahan barang.

8.      Surat Keluhan/ Pengaduan.

9.      Surat Tuntutan, surat permintaan ganti rugi dari pembeli kepada penjual berkaitan dengan pelayanan yang telah diberikan.

10.  Surat Gugatan,surat yang digunakan untuk mengajukan perkara melalui jalur hukum.

11.  Surat Permohonan Pembelian secara Kredit.

1.3   Periklanan

Beberapa elemen pokok dalam pemasaran yaitu produk, harga, promosi, tempat dan pelayanan. Dalam melakukan promosi perusahan dapat melakukan kegiatan periklanan, publisitas dan juga penjualan langsung. Iklan dapat melaui media cetak, ataupun juga media lainnya.

1.3.1        Periklanan yang Efektif

Iklan yang efektif akan meningkatkan volume penjualan. Oleh karena itu harus melakukan strategi yang tepat untuk mengiklankan produk dengan baik. Yaitu dengan cara melakukan periklanan kelembagaan dan periklanan produk atau barang. Hal ini agar publik dapat mengetahui hal ihwal lembaga dan produk bersangkutan. Periklanan akan berjalan efektif apabila periklanan kelembagaan dan produk dilakukan secara stimulan dengan target atau sasaran yang tepat.

1.3.2        Tahapan Membuat Iklan

1.      Menentukan sasaran dan sifat iklan

2.      Menentukan anggaran periklanan

3.      Menentuksn pesan

4.      Pemilihan media

5.      Penentuan media yang lebih spesifik

6.      Penentuan ekspos iklan

7.      Eveluasi kegiatan periklanan

1.3.3        Ruang Lingkup Iklan dan Pemilihan Media

Pilihan media terkait dengan daya jangkau periklanan yang diinginkan apakah bersifat lokal, regional, nasioanl atau internasioanl. Bberapa pilihan medi diantaranya adalah;

a.       Televisi

b.      Radio

c.       Bioskop

d.      Surat kabar

e.       Majalah

f.       Tabloid

g.      Iklan diluar ruangan (spanduk dll).

1.3.4        Gaya  Periklanan

a.       Gaya Bagian Hidup, biasanya amenggambarkan tentang keluraga bahagia (iklan kecap,susu dan mie instan).

b.      Gaya Gaya Hidup, biasanya amenggambarkan tentang gaya hidup yang high class (iklan gudang garam indonesia).

c.       Gaya Fantasi, untuk membangun sebuah khayalan tertentu (permen mint, seakan kita berada di freezer yang sangat dingin).

d.      Gaya Suasana Hati dan Citra, untuk menciptakan suasana hati atau citra yang lembut , kasih sayang, cinta, cantik dan kedamaian (iklan kosmetik dan johnson).

e.       Gaya Musikal, pesan iklan yang disampaikan dalam bentuk lagu atau jingle (produk kopi cap kapal api).

f.       Gaya Lambang Kepribadian, dengan menonjolkan karakter tertentu dari pengguna produk yang diiklankan( dji sam soe).

g.      Gaya Keahlian Tekhnik, dengan cara menunjukan keahlian tekhnik peruasahan dalam membuat produknya (teh botol sosor yang mengklaim sebagai ahlinya teh).

h.      Gaya Bukti Ilmiah, disajikan bukti ilmiah dari keunggulan produk.

i.        Gaya Bukti Tanda Penghargaan.

1.3.5        Nada dalam Iklan

Untuk dapat menyampaikan pesan dengan tepat, didalam pembuatan iklan tidak cukup jika pesan tersebut hanya disampaikan dengan untaian kata-kata yang persuasif dan menarik oleh seorang narator. Iklan perlu dilengkapi dengan ilustrasi musik sebagai latar belakang penyampaian narasi dan harus sesuai dengan iklan tersebut. Di samping itu pembacaan narasi harus mengambil ritme dan intonasi yang tepat.

1.3.6        Kekuatan Kata-Kata

Kekuatan kata-kata dalam iklan dapat membuat publik konsumen selalu ingat produk  yang diiklankan. Contoh produk oreo dengan kata-kata, yakni diputer..., dijilat,,,,dicelupin !

1.3.7        Format Iklan

Format iklan yang baik akan mampu menampilkan iklan menjadi lebih menonjol dari pada iklan sejenis. Dapat disiasati dengan komposisi warna, bentuk huruf, ukuran, ilustrasi gambar, musik yang dikombinasikan secara tepaat dan pas sehingga menciptakan hasil yang elegan. Dan format iklan sebaiknya berbeda dengan iklan lainnya.

1.4   Press release

Press Release atau siaran pers biasanya dibagikan oleh perusahan kepada para wartawan atau media massa , baik melalui kurir atau lewat fax. Ke kantor media massa. Siaran pers yang memiliki nilai jurnalistik biasanya dikeluarkan oleh bidang PR suatu lembaga yang tengah dibelit masalah yang serius sehingga menjadi sumber berita yang menarik dan bahkan menjadi laporan utama .

1.4.1        Penulisan Press Release

·         Seyogyanya ditulis dengan singkat, padat dan jelas.

·         Informasi mengandung 5 W dan 1 H.

·         Dilengkapai dengan ilustrasi gambar, foto, grafik dan tabel data.

·         Menulis dengan kertas yang memiliki kop surat.

·         Menulis nama yang bertanggung jawab atas isi press elease dan bubuhkan tanda tangan.

·         Sertakan foto identitas

·         Dilampiri dengan bahan-bahan yang mendukung isi press reliase.

1.4.2        Pengiriman Press Release

Dalam pengiriman press release perlu memperhatikan hal-hal berikut;

·         Kirimkan press release secepat mungkin

·         Bila ada wartawan yang dikenal, tunjukan press release tersebut untuk diberi masukan

·         Pengiriman dapat dilakukan melalui fax.

·         Bila melampirkan foto atau cetakan berwarna lebih baik pengiriman dilakukan melalui kurir.

·         Konfirmasikan apakah press release sudah diterima oleh media massa melalui telepon.